„Ein effektiver Innovationsprozess mit konkreten Ergebnissen, der Spaß macht und die eigenen Ideen zum Sprudeln bringt“ - wieso unsere Kunden begeistert vom Online Design Thinking Prozess sind.
Und vor allem: Wieso unsere Kunden gerade jetzt begeistert von diesem Format sind. Man könnte doch meinen, man hat jetzt keinen Kopf für neue Formate. Aber nein, wir machen im Moment die Erfahrung, dass sich genau jetzt der Online Design Thinking Prozess eignet, um gemeinsam effektiv und mit Freude passende und damit wirkungsvolle Lösungen für aktuelle Probleme zu entwickeln. Wie das geht erfahren Sie von Rike Ullenbaum und Nina Teller, Senior Beraterinnen von PRAXISFELD.
Unser Angebot beschreiben wir einfach am besten mit den Phasen des Design Thinking Prozesses:
1. Verstehen: Wieso begeistert dieses Format?
Der Online Design Thinking Prozess begeistert, weil er zu der aktuellen Situation passt und gleichzeitig für akute Probleme passende Lösungen entwickeln lässt. Und genau das brauchen unsere Kunden. Sie brauchen einen gut strukturierten Prozess, der die Zusammenarbeit beteiligter Personen, meist vom Homeoffice vernetzt, koordiniert; der Spaß macht und damit in der aktuellen, herausfordernden Situation motiviert; ein Tool, mit dem konkrete Ergebnisse in kurzer und damit planbarer Zeit entwickelt werden, die zur Organisation und vor allem zum jeweiligen Kunden passen und damit einen massiven Beitrag zur Wirtschaftlichkeit und Zukunftsfähigkeit leisten. Und genau das bietet das Format: Den Nutzen, die derzeitigen Anforderungen in echte Chancen zu verwandeln.
2. Beobachten: Wie sieht der Online Design Thinking Prozess konkret aus?
Basis des Prozesses ist eine Auftragsklärung mit dem Auftraggeber, in der das Problemfeld samt Aufgabenbeschreibung, welches per Design Thinking bearbeitet werden soll, konkretisiert wird. Anschließend wird der Personenkreis für das Team bestimmt, welches daran arbeiten soll. Manche Kunden haben eine Aufgabenstellung, für die eine Lösung entwickelt werden soll. Im letzten aktuellen Fall war das Thema umfangreicher, da es um ein komplett neues Produkt ging, welches für verschiedene Usertypen entwickelt werden sollte. In diesem Fall haben wir das Thema in drei Aufgabenstellungen für die verschiedenen Anforderungen mit je einem Team aufgeteilt. Die Teams bestehen meist aus vier bis sechs Personen, mit je einem Teamleader. Der Zeitumfang für den Online-Design-Thinking-Prozess ist pro Team zweimal vier Stunden, die wir auf je zwei Tage verteilen.
In unserem beschriebenen Kundenprojekt haben wir alle Prozesse mit den drei Teams innerhalb einer Woche durchgeführt. Zum Ende der Woche lagen damit bereits konkrete Prototypen als Lösung vor. In einem anschließenden Follow-up-Online-Meeting wurden die Ergebnisse vorgestellt und synchronisiert sowie weitere Schritte zur Umsetzung der Prototypen geplant. Zudem fand eine gemeinsame Reflexion statt, in der die aus der Zusammenarbeit gemachten Learnings nachhaltig nutzbar gemacht wurden.
3. Herausforderung: Was ist der Unterschied als Online-Format?
Der Unterschied zu der Durchführung als Präsenzformat ist gleichzeitig auch der Nutzen. Ein Vorteil ist, dass die Durchführung flexibler ist, da sie natürlich derzeit allen Empfehlungen für distanziertes Arbeiten entspricht und auch darüber hinaus ohne Reisezeiten und aufwändige Koordination sinnvoll beteiligter Personen auskommt, da man niederschwellig von überall teilnehmen kann. Zudem haben wir die Erfahrung gemacht, dass der Onlineprozess sehr fokussiert ist. Dafür sorgen zum einen die strukturierte Moderation, die vorgefertigten Templates zur gemeinsamen Bearbeitung und das Timeboxing, welches ein zentrales Merkmal vom Design Thinking ist. Zum anderen jedoch auch eine automatisch hohe Selbstdisziplin und Aufmerksamkeit der Teilnehmenden in Onlineformaten.
Gleichzeitig sollte deshalb diese Form der Zusammenarbeit in Bezug auf die Anforderungen an die Teammitglieder nicht unterschätzt werden, weshalb sich aus unserer Praxis 4-Stunden-Blöcke mit mehreren kurzen Pausen als am geeignetsten erwiesen haben. Zudem sind die vielfältigen Kreativmethoden des Design Thinking sehr gut auf Onlineformate übertragbar und lassen sich in von uns entwickelten Arbeitsvorlagen ansprechend und handlungsanleitend darstellen.
4. Ideen: Kann denn jeder kreativ sein?
Ein klares Ja! Es braucht nur die Auswahl der richtigen Methode bzw. je nach Prozess auch mehrerer Methoden. Design Thinking bietet dafür eine Vielzahl von Tools, die nicht nur - wie ein Kunde rückmeldete - die Ideen sprichwörtlich „sprudeln“ lassen und kreative Gedanken freisetzen, sondern darüber hinaus auch wieder fokussieren, priorisieren und diese in konkrete Lösungen umwandeln. Und vor allem geschieht dieser Prozess nicht in langatmigen Diskussionen, sondern in knackigen und wirkungsvollen Sprints (=definierte Zeitfenster) und in ständigem Abgleich mit den vorhandenen Bedürfnissen des Kunden bzw. der Nutzer, für die die Lösung entwickelt wird und Nutzen bringen soll. Denn nur so wird aus einer Idee auch eine Innovation und erhält damit eine wirtschaftliche Relevanz für die Organisation.
5. Prototyp: Welche Lösungen werden per Online Design Thinking entwickelt?
Die Antwort ist vielfältig. Letztlich können alle Probleme, für die es keine bestehende Lösung gibt, bearbeitet werden. Der einzige Unterschied besteht darin, wie global die Ausgangsfrage ist und in wie viele Aufgabenstellungen es sinnvoll ist, diese zu unterteilen, um sie bearbeitbar zu machen. Beispiele aus unseren Kundenprojekten für die konkrete Prototypen entwickelt wurden, sind u.a.: IT- Produkte im Bankenwesen, der Entwurf eines Gebäudes, die Einrichtung von Arbeitsplätzen im Sinne des New Work Ansatzes, ein neues Angebot für Kunden im Versicherungssektor, die Erschließung neuer Vertriebswege…
6. Testen: Wie ist die Resonanz der Kunden auf diesen Online Design Thinking Prozess?
Rundum positiv begeistert. Zum Ende des Prozesses waren die Teilnehmenden teilweise in einem solchen innovativen „Flow“, dass sie bereits weitere Ideen zur Umsetzung oder für themenverwandte Bereiche entwickelten. Auch die gemeinsame Arbeit mit den Tools und den einfach zu bedienenden Templates sorgten für reibungsloses und spaßiges Arbeiten. Ein Faktor, der gerade in der meist angespannten Situation vieler Organisationen sehr positiv wahrgenommen wird. Der Entwicklung von neuen Lösungen, die meist mit Veränderungen gekoppelt sind, mit Freude und Kreativität entgegen zu treten, ist im Sinne der gemeinsamen Motivation ein wichtiger Stellhebel für das anschließende Gelingen der Umsetzung.
Die positiven Resonanzen wurden übrigens altersübergreifend wiedergegeben, vom Werkstudenten bis zum langjährigen Mitarbeitenden kurz vor der Rente. Oft prognostizierte Berührungsängste mit den neuen technischen Medien, scheinen sich damit zumindest nach dem Design Thinking Prozess aufgelöst oder mindestens stark reduziert zu haben. Ein weiterer positiver Effekt für eine Zukunft, die nicht nur aktuell durch die Krise auf digitale Medien setzt, sondern auch sicherlich danach in einem hohen Maße darauf basieren wird.
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