In einem Werk der Chemischen Industrie mit 1.500 Mitarbeitenden findet jährlich ein Management-Workshop statt, bei dem sich das Leitungsteam mit Strategieentwicklung und -implementierung beschäftigt. In diesem Jahr musste der zweitägige Workshop wegen Corona kurzfristig online durchgeführt werden.
Ein ganz besonderer Anlass war das Onboarding des neuen Werkleiters, der in Kürze seinen offiziellen ersten Arbeitstag haben würde. Er sollte die Gelegenheit erhalten, sowohl sein neues zehnköpfiges Team als auch die Themen des Werkes zu einem frühen Zeitpunkt kennenzulernen. Bedenken vom Auftraggeber zum Online-Format gab es wenige. Die Haltung des noch aktuellen Werkleiters war immer: Mitarbeiter wie auch Partner zu empowern und diesen zu vertrauen. Das hat er auch in diesem Falle getan, nicht zuletzt aufgrund guter gemeinsamer Vorerfahrungen mit PRAXISFELD. Außerdem ist einer der vier Focus behaviors des Unternehmens experimentation. Das nimmt der Werkleiter beim Wort und traut sich selbst zu experimentieren.
Als Tool für die Umsetzung eines Online-Workshops wurde die Plattform Microsoft Teams gewählt. Eine Herausforderung bei der Umsetzung war, dass die Teilnehmer des Workshops keine bis wenig Vorerfahrung mit MS Teams hatten. Das wurde gelöst durch vorher anberaumte Einweisungen und Übungssessions in kleinen Gruppen. Dort wurden vor allem technische Fragen und Probleme beantwortet. Zum eigentlichen Workshopbeginn hatten dann alle zum einen eine funktionierende Technik am Start, zum anderen genug Übung, sich in andere virtuelle Besprechungsräume einzuwählen, Kleingruppenarbeit durchzuführen und die Grundfunktionalitäten gut zu nutzen.
Dann ging es los und die Teilnehmer wählten sich aus ihren unterschiedlichen (Home-)Offices ein. Es ging vorerst um ein lockeres Kennenlernen, das trotz Videocall einen persönlichen Touch erhalten sollte, als ein Vorstellen seiner bisherigen Stationen im Unternehmen. Das ist durch eine gute gewählte Methode auch gelungen.
Als weitere Herausforderung kam hinzu, dass, neben den zehn regulären Managementteammitgliedern, über die zwei Tage verteilt fünf Gäste für je ein bis drei Stunden zu unterschiedlichen Timeslots dazu eingeladen waren. Die Gäste haben jeweils ein 20-minütiges Update zu einem im Werk laufenden strategisches Projekt gegeben und im Anschluss eine Kleingruppenarbeit gewünscht, indem einerseits Feedback zum Projekt eingesammelt wurde, aber auch Anregungen zum Projekt gewünscht waren. Da der Zeitrahmen straff war, mussten alle Kleingruppenarbeiten (Fragestellungen, Templates, Gruppeneinteilungen, Raumvorbereitung) schon vorbereitet sein. Hierzu wurden für jede Gastvorstellung eigene Templates und Fragen vorbereitet. Es wurde dazu eine Struktur auf MS Teams etabliert, die sicherstellte, dass die Gäste jeweils nur in die Dokumente Einblick erhielten, die unmittelbar mit ihrem Thema zu tun haben. Ergebnisse konnten direkt in Office Dokumenten bei MS Teams gespeichert werden.
Der Ausnahmezustand durch die Corona-Krise war zum Zeitpunkt des Workshops noch sehr neu. Es war daher anspruchsvoll, die Teilnehmer trotz parallellaufenden Corona-Krisenstäben aktiv einzubinden und die gemeinsame Aufmerksamkeit für den Workshop hoch zu halten.
Insgesamt hat alles deutlich besser geklappt als erwartet. Die Teilnehmer haben sich schnell auf das Online-Format eingestellt und die Disziplin aller war hoch. Die Arbeitsphasen in den Kleingruppen hätten länger sein können. Die Mittagspause war mit 1,5 Stunden hingegen gut bemessen. Jeder hatte so Gelegenheit für sein Essen zu sorgen und dringende Mails zu beantworten. Insgesamt war es hilfreich kleine Einheiten zum Bewegen, Lachen usw. einzubauen.
Für dieses Format bedarf es zwei Moderatoren: Das Teilen von Dateien, die Einteilung in Gruppen, unerwartete Technikprobleme etc. werden vom technischen Moderator gelöst. Damit hat der Moderator des Workshops den Rücken frei, um sich auf den Verlauf des Workshops und die Gruppe zu konzentrieren. Denn es bedurfte viel Aufmerksamkeit, alle Teilnehmenden im Blick zu behalten, vor allem auch die, die wenig sagten. Ein Nachteil von Microsoft Teams ist definitiv, dass nur vier Videoportraits im Fenster erscheinen. Dadurch besteht die Gefahr, Teilnehmer zu vergessen. Microsoft hat hier Verbesserungen angekündigt, aber noch ist es nicht soweit.
Abschließend können wir auf einen erfolgreichen Online-Workshop zurückblicken, der uns und den Kunden weiter vorangebracht hat. Das Feedback des Werkleiters möchten wir an dieser Stelle gerne teilen:
„Geplant waren die zwei Tage mit meinem Leitungsteam unter Moderation von PRAXISFELD ursprünglich offsite. Neben der Bearbeitung unserer strategischen Themen sollte insbesondere mein Nachfolger ein gutes Onboarding erhalten und sein zukünftiges 13-köpfiges Team kennenlernen. Aufgrund der Corona-bedingten Kontaktsperre musste ich kurzfristig nach Alternativen zu einem Präsenz-Workshop suchen. PRAXISFELD organisierte schnell und hochprofessionell einen Online-Workshop, der - wie bei einem Präsenzmeeting - Kleingruppenarbeit, Plenumsdiskussionen, Präsentationen und auch Teambuilding-Elemente enthielt.
Dabei den Spannungsbogen durch abwechslungsreiche Moderationsimpulse zu halten sowie die Technik gut im Griff zu haben, hat hervorragend geklappt. Auch die Visualisierung mit vorbereiteten Templates und Canvas-Modellen war sehr hilfreich. Die zwei Tage sind wirklich sehr gut – weit über meinen Erwartungen – verlaufen, insbesondere aufgrund eurer Top-Unterstützung und Vorbereitung. Ganz herzlichen Dank." Timo Fleßner (Standortleiter Bergkamen, Bayer AG)
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