Kanban Methode als Antwort auf steigende Komplexität

Was war der Auslöser für uns, Kanban einzuführen?

Der konkrete Auslöser für die Einführung der Kanban Methode war eine stark gewachsene Anzahl an Projekten und Kundenanfragen bei gleichzeitig steigender Komplexität. Insbesondere strategische Weiterentwicklungsprojekte ließen sich immer schwieriger im Blick behalten und sinnvoll priorisieren. Die zentrale Frage lautete daher: Wie behalten wir Überblick in einem System, das dynamisch, wenig planbar und stark von paralleler Arbeit geprägt ist?

Im Kern ging es darum, ein gemeinsames Verständnis der aktuellen Arbeitssituation zu schaffen. Welche Themen sind gerade wirklich relevant? Wer arbeitet woran? Wie lange dauern bestimmte Aufgaben? Und vor allem: Wann entsteht für Kundinnen und Kunden sichtbar ein Ergebnis? Diese Transparenz fehlte zunehmend und wurde zum Engpass für wirksames Arbeiten.

Warum klassische Planung nicht mehr ausreichte

Auch unser Management Tool, mit dem wir grundsätzlich sehr zufrieden sind, stieß an Grenzen. Komplexe Projektarbeit lässt sich nicht vollständig vorausplanen. Gerade in Beratungs- und Entwicklungsprojekten entstehen Aufgaben oft erst im Prozess. Agile, dynamische Arbeitsweisen benötigen daher andere Formen der Steuerung als klassische Projektpläne.

Die Kanban Methode erschien uns genau an dieser Stelle als passender Ansatz. Nicht, weil sie verspricht, Komplexität zu reduzieren, sondern weil sie hilft, mit Komplexität sichtbar und handhabbar umzugehen. Kanban unterstützt dabei, Prioritäten zu klären, Arbeit zu begrenzen und Fortschritt greifbar zu machen.

Der erste Schritt: Visualisierung mit dem Kanban Board

Am leichtesten fiel uns der Einstieg über die Visualisierung. Gemeinsam gingen wir alle laufenden Projekte durch und hielten sie zunächst bewusst pragmatisch auf Post-its fest. Diese wurden auf einer Pinnwand sortiert, die unser erstes Kanban Board darstellte. Die anfänglichen Spaltenüberschriften lauteten: „Backlog“, „Im Planungsstadium“, „Doing“ und „Testing“. Dann kam zu unserer eigenen Motivation noch ein Feld „Done“ hinzu.

Gerade das zusätzliche Feld „Done“ hatte eine hohe motivierende Wirkung, da Fortschritt sichtbar wurde. Arbeit bekam ein Ende, nicht nur einen Anfang. Zudem zeigte das Board sofort, wie viele Themen parallel liefen und wo sich Aufgaben tatsächlich im Prozess befanden.

Physisches oder digitales Kanban System?

Nun stellte sich die Frage, ob ein elektronisches Werkzeug der „Papierwand“ vorgezogen werden sollte. Hier verließen wir uns auf die Erfahrungen anderer, die zeigen, dass die Verwendung eines physischen Boards einige Vorteile hat.

1. Sichtbarkeit für alle Beteiligten Das ganze Team kann sehen, wer woran und in welchem Stadium arbeitet.
2. Veränderbarkeit Gerade bei neuen Kanban-Implementierungen ändert sich die Strukturierung des Kanban-Boards anfänglich sehr stark. Häufig klären sich Arbeitsabläufe erst, wenn bewusst mit ihnen gearbeitet wird.
3. Zentraler Interaktionspunkt Gespräche über den Status des Projektes und was zu tun ist, passieren häufig vor dem Board, weil hier viele notwendige Informationen zentral bereitstehen.

Ganz im Sinne der Wiederentdeckung des Analogen blieben wir also bei Post-its, die inzwischen etwas stilvoller und für alle sichtbar ihren Platz auf einem wandfüllenden Board im Flur haben. Das Board wurde zum gemeinsamen Bezugspunkt, nicht zu einem Reporting-Instrument.

 

 

Kanban-Testversion: fest installierte Kanban-Wand ganz zentral im Büroflur

Wo kommt Kanban her?

Als Methode der Produktionsprozesssteuerung hat Toyota Kanban in den 1950er Jahren entwickelt. Das Planungssystem hatte zum Ziel, Lagerhaltung zu reduzieren und jede Fertigungsstufe optimal zu steuern. Damit sollten Engpässe vermieden und schnellere Durchlaufzeiten erreicht werden. Kanban diente der Steuerung von Fluss, nicht der Erhöhung von Kontrolle.

2007 hat David Anderson das Kanban System auf IT-Projekte übertragen und damit den Fluss der Arbeit nach dem Prinzip der japanischen Karten visualisiert. Eine schnellere und effizientere Bearbeitung war damit auch im Bereich projektgebundener Arbeit möglich, ohne die Prozesse künstlich planbar machen zu müssen.

Wie funktioniert Kanban?

Dreh- und Angelpunkt der kanbanspezifischen Problemlösung ist die Visualisierung der Projekte auf Karten (japanisch: Kanban). Einzelne Arbeiten werden in unserem Fall auf Post-its dargestellt, auf denen Kerninformationen zur speziellen Aufgabe, der verantwortliche Bearbeiter oder auch das Startdatum erfasst sind und die nach dem Pull-Prinzip von links nach rechts wandern.

Dazu brauchte es zuerst einen Backlog, also eine To-do- oder Aufgabenliste, die im nächsten Schritt priorisiert werden musste. Kanban startet mit Klarheit über Arbeit, nicht mit neuen Tools. Erst wenn das Backlog sichtbar ist, kann entschieden werden, was jetzt wirklich dran ist.

Die Kanban Praktiken im Überblick

1. Kanban-Praktik: Mach Arbeit sichtbar
   Die Visualisierung macht nicht nur Aufgaben sichtbar, sondern auch Abhängigkeiten, Engpässe und Überlastung. Transparenz ist der erste Schritt, weil sie Diskussionen über reale Arbeit ermöglicht.
    
2. Kanban-Praktik: Limitiere parallele Tätigkeiten
   Die Menge der Aufgaben, an denen gleichzeitig gearbeitet werden darf, muss begrenzt werden. Das ist wohl einer der Teile, die die meiste Disziplin erfordern. Weniger parallele Arbeit bedeutet weniger Kontextwechsel und mehr Fokus.
    
3. Kanban-Praktik: Manage den Arbeitsfluss
   Und schließlich werden Bottlenecks, an denen sich die Arbeit staut, durch eine Ansammlung von Post-its bei einer Person oder einem Projektteam sichtbar. Engpässe werden systemisch erkennbar. An diesen Stellen muss das System verbessert werden, etwa durch Umschichtung von Ressourcen oder eine andere Aufteilung der Arbeit.
    
4. Kanban-Praktik: Mache Prozessregeln explizit
   Alle im Team müssen Klarheit über die Bedingungen haben, unter denen mit Kanban gearbeitet wird. Wie viele Aufgaben dürfen gleichzeitig bearbeitet werden? Wann rutschen die Karten in die nächste Rubrik? Welche Informationen gehören auf die Karten?
    
5. Kanban-Praktik: Implementiere Feedbackzyklen
   Leider reicht es nicht, Probleme oder Beobachtungen nur sichtbar zu machen. Erst wer sich Zeit nimmt, sie zu verstehen, kann Gegenmaßnahmen ergreifen. Feedback-Zyklen sind der Motor für kontinuierliches Lernen und damit für kontinuierliche Verbesserung.
    
6. Kanban-Praktik: Erziele Verbesserung kooperativ und entwickle experimentell (verwende dazu Modelle)
   Aus den Feedbackschleifen entstandene Experimente werden auf den Prozess angewendet. Ihre Ergebnisse sind anschließend wieder zu überprüfen. Nur so lässt sich beurteilen, ob das ursprüngliche Problem gelöst ist oder andere Maßnahmen zu ergreifen sind.

Kanban als Lern- und Führungsinstrument

Für uns heißt es nun erst einmal gemeinsam zu priorisieren und regelmäßig Meetings vor unserem Board abzuhalten, um festzustellen, wie es funktioniert. Frei nach dem Kanban-Slogan: „Stop starting, start finishing“. Kanban erzeugt nicht automatisch bessere Ergebnisse, aber es schafft die Bedingungen, um Arbeit gezielt zu beenden, statt immer neue Themen zu starten.

Dabei zeigt sich, dass Kanban nicht nur die Arbeit sichtbar macht, sondern auch Gespräche verändert. Entscheidungen werden konkreter, weil sie sich auf Karten beziehen. Priorisierung wird nachvollziehbar. Und es wird einfacher, über Kapazität, Qualität und Lieferfähigkeit zu sprechen, ohne Schuldzuweisungen.

Analoge Lösung mit digitaler Ergänzung

Eine Anmerkung zum Schluss: Ganz analog geht es auch nicht. Unsere Berater sind viel unterwegs. Damit sie immer auf dem neuesten Stand sind, verschicken wir regelmäßig Fotos vom Board als Anhang unserer Teammeeting-Protokolle. So bleibt das Kanban System anschlussfähig, auch wenn nicht alle täglich im Büro sind.

Und wer sich noch tiefer mit dem Thema beschäftigen will, dem sei das Buch „Kanban: Verstehen, einführen und anwenden“ von Mike Burrows empfohlen. Es beschreibt die Methode sehr praxisbezogen und zeigt, wie Kanban Prinzipien auf unterschiedliche Arbeitskontexte übertragen werden können.