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New Work ein Zuhause geben

16. Januar 2019

Expertise für die Innovationsmethode Design Thinking erlangt man nicht, in dem man Bücher darüber liest, Workshops besucht oder mit anderen darüber fachsimpelt. Wenngleich alle diese Dinge auch ihre Berechtigung haben und dabei helfen, das nötige Mindset zu schaffen, in dem Design Thinking gelingen kann, so ist es doch vor allem die praktische Anwendung, die zum Erfolg führt.

Aktuell steht unser Unternehmen vor einer positiven Herausforderung: Wir werden an unserem Standort in Remscheid-Lennep neue Geschäftsräume in Bahnhofsnähe bauen und die jetzigen Räumlichkeiten in der Wallstraße aufgeben. Eine ganz neue Aufgabe mit vielen Hürden, die neben dem Geschäftsalltag gestemmt werden will. Zugleich ist diese Herausforderung wieder eine wunderbare Möglichkeit, Design Thinking praktisch einzusetzen und das Potential der Methode gewinnbringend für uns selbst zu nutzen.

Wer nutzt was, wie, wann, wo?

Wie es bei Design Thinking üblich ist, werden bei diesem Prozess die zukünftigen Nutzer der neuen Räumlichkeiten in den Fokus genommen und zwar alle - also die internen Nutzer vom Geschäftsführer über die Berater bis zur Reinigungskraft, aber auch die externen Nutzer wie Kunden und Geschäftspartner. Ein eintägiger Workshop sollte ans Licht bringen, welche Bedürfnisse es gibt, um sie bei der Neubauplanung zu berücksichtigen. Ein Großteil der Belegschaft nahm an dem Workshop teil, ebenso waren Kunden und Geschäftspartner dazu eingeladen und nahmen zu unserer Freude die Gelegenheit gerne wahr, einen solchen Prozess live zu erleben.

Da nicht alle internen Mitarbeiter teilnehmen konnten, wurden vorab in ca. 20-minütigen Interviews auch deren Bedürfnisse abgefragt.

Ziel geklärt, lasst uns verrückt denken

Nun war der Workshop-Tag da und 18 Teilnehmer dabei. Direkt zu Beginn wurde das Ziel des Workshops als Frage formuliert: „Wie können wir ein inspirierendes und repräsentatives Arbeitsumfeld mit Raum für Austausch, Begegnung, Kreativität und konzentriertes Arbeiten für alle Nutzer schaffen?“ Damit Design Thinking sein volles Potential entfalten kann, ist diese Zielformulierung unabdingbar, sie wurde hierbei bereits im Vorfeld geklärt.

Um die eigentlichen Bedürfnisse zu identifizieren, war es wichtig, sich vom Machbaren zu lösen und auch mal etwas ver-rückt zu denken. Das fiel erst mal gar nicht so leicht, doch die Stimmung war insgesamt neugierig und schon bald sprühend vor Kreativität, visionär, aber auch sehr emotional.

Gewohnheiten zu hinterfragen und die Büroräume aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu betrachten, brachte die jetzigen Mängel ins Bewusstsein, man musste sich dazu selbst ein bisschen in „Jammerstimmung“ versetzen, wie ein Mitarbeiter es nannte. Als kleine Anekdote hieraus: Wir fragten uns, warum Tür- und Angelgespräche eigentlich selten im Türrahmen zum Besprechungsraum stattfinden. Die erstaunliche Antwort war, es ist die einzige Tür, die (da nachträglich eingebaut) keinen Holzrahmen hat, sondern ein kaltes Material, an das man sich nicht gerne anlehnt. Fazit: Man muss auch auf die Materialien achten um intensiven Austausch zu fördern.

Die erkannten Bedürfnisse wurden in „Atmosphären-Bildern“ festgehalten, als bildhafte Beschreibungen der optimalen Räumlichkeiten.

Prototyping der New Work Umgebung

Nach einem Brainstorming und weiteren Interviews wurden Nutzer-Typen benannt, die sogenannten Personas. Die Beispiel-Nutzer, die hierfür auf Papier entstanden sind, stehen für die verschiedenen Bedürfnisse, die erfüllt sein müssen, um eben ein inspirierendes und repräsentatives Arbeitsumfeld mit Raum für Austausch, Begegnung, Kreativität und konzentriertes Arbeiten zu schaffen.

Mit der Frage “How Might We…?“ wurde in einem Satz auf den Punkt gebracht, welches Bedürfnis man erfüllen möchte und warum es wert ist erfüllt zu werden. Diese Fragestellung war der Ausgangspunkt für die Ideenfindung, in der keine Grenzen gesetzt waren und von der Topfpflanze bis zum schwebenden Empfangsbereich alles genannt und visualisiert werden konnte.

Zu guter Letzt folgte in vier Teams das Prototyping der neuen Arbeitsumgebung. Also eine plastische Skizze aus verschiedenen Kreativmaterialien, mit denen Anordnung und Ausstattung der Räume anfassbar gemacht wurden.

Fazit des Workshops

Die Erhebung der Bedürfnisse der verschiedenen Nutzergruppen hat tiefe Einblicke gegeben und auch bisher Unbedachtes an die Oberfläche gebracht, das nun bei den Planungen berücksichtigt werden kann. Ein externer Teilnehmer meinte „Ich bin fast ein bisschen neidisch auf diese Chance, völlig frei planen zu können und den eigenen Arbeitsraum optimal zu entwerfen.“

Die gewonnenen Erkenntnisse werden nun im nächsten Schritt auf ihre Praxistauglichkeit überprüft. So ist die Anordnung und der Grundriss der Räume z.B. an Statik und Baurecht gekoppelt oder die Materialwahl und Ausstattung an ein Budget, das nicht unendlich ist. Dennoch sind wir mit dem Workshop einen wichtigen Schritt gegangen, Planungsfehlern bereits im Vorfeld vorzubeugen und haben die Möglichkeit geschaffen, dass sich alle zukünftigen Nutzer in unserem ganz persönlichen New Work Umfeld gut aufgehoben fühlen.

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