Wie ein Zukunftsdialog mit 200 Mitarbeitenden auf Augenhöhe gelingt

Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Alle Ihre Mitarbeitenden sitzen in gemischten Kleingruppen an Tischen und tauschen sich strukturiert und konzentriert über Veränderungen auf dem Markt, über Kundenbedürfnisse und die Wettbewerber aus. Dabei gibt es keine vorgefertigten Präsentationen. Sie erklären sich selbst gegenseitig, warum und in welchen Bereichen zukünftig Veränderungen in der Organisation notwendig sind und entwickeln gemeinsam hilfreiche Ideen, wie man diese umsetzen kann.

Alle machen mit, alle leisten konstruktive Beiträge, alle sind motiviert. Hierarchien und Bereiche spielen keine Rolle und es braucht keinen, der Anweisungen gibt.

Im Nachgang wird noch lange Zeit positiv von diesem Event in der Organisation gesprochen und Sie hören Sätze wie „So eine Veranstaltung gab es noch nie. Das war wirklich mal was anderes!“, „Endlich wurden wir auch mal gehört. Uns fragt ja sonst keiner.“ und „Das hat Spaß gemacht und die Zeit verging wie im Flug.“

Und das Ganze dauert nur einen halben Tag. Sie glauben nicht, dass es das geben kann?

Fragen Sie unsere Kunden, die genau dieses Format des "Zukunftsdialogs" mit uns erlebt haben und die gemeinsam mit den Mitarbeitenden erfolgreich an Zukunftsstrategien für ihr Unternehmen gearbeitet haben.

Doch holen wir etwas aus…

Warum überhaupt dieses Format?

Organisationen müssen sich heutzutage so aktiv wie nie mit der Zukunft beschäftigen. Die einen, weil sie bereits jetzt etwas verändern müssen, um ihre Marktpositionen behalten oder verbessern zu können und andere, um diese zukünftig nicht zu verlieren. Technologiesprünge und verändertes Nutzerverhalten beeinflussen den Markt und verhindern das „Ausruhen“ auf bestehenden und funktionierenden Produkten, Prozessen und Strukturen. Erfolgreich bleiben letztlich die Unternehmen, die proaktiv dem „wind of change“ voraus sind oder zumindest auf dessen Welle schwimmen. Natürlich erkennen dies bereits viele Unternehmen und widmen sich aktiv den Themen Change, Innovation, Agilität und Co.

Geschäftsführer oder Führungskräfte berichten uns jedoch, dass Entscheidungen oft ein Jahr später noch nicht umgesetzt sind. Sie werden einfach nur nebenbei behandelt, komplett ignoriert, ausgesessen oder sogar aktiv in Frage gestellt.

Genau für dieses Problem kann das Format des Zukunftsdialogs ein Teil der Antwort sein. Die Einbeziehung vieler Menschen in strategische Fragestellungen schafft eine größere Informationsbasis für Managemententscheidungen und erhöht die Chance auf ein echtes Commitment der Mitarbeitenden, da am Prozess ernsthaft mitgewirkt wurde.

Wie war es oft in der Vergangenheit?

In der Vergangenheit waren Veränderungsprozesse vor allem durch folgende Merkmale geprägt: 

• Strategieentwicklung ist vor allem (Top-)Management-Thema.
• Die Einbeziehung in Strategieentwicklung erfolgt top down und in einzelnen Schritten.
• Die Einbeziehung kostet viel Zeit.
• Der Erklärungs- und Motivationsbedarf ist groß.

Was macht den Unterschied?

Jeder Mitarbeitende trägt zur Strategieentwicklung bei
Wir machen uns das Gesetz zu eigen, dass hundert Menschen mehr sehen als zehn. Und so ist jeder einzelne Mitarbeitende hilfreich für die Entwicklung einer Unternehmensstrategie. 

Mühselige Einzelschritte, die Zeit und Energie kosten, werden in einem einzigen wirkungsvollen Schritt zusammengefasst
Wieso in einzelnen Maßnahmen eine Strategie in die einzelnen Abteilungen und an die einzelnen Mitarbeitenden herantragen, wenn die Mitarbeitenden auch alle zusammen über die Strategie sprechen können? Durch das Zusammenführen aller Mitarbeitenden kann in einem Schritt die gesamte Organisation aktiviert werden. 

Das Management macht einfach mit
Wieviel Zeit verwendet das Management regelmäßig zur Vorbereitung von Präsentationen oder Vorträgen wichtiger neuer Ziele? Die Zeit wird gespart, ohne Raum zur Weitergabe von Ideen, Plänen und Gedanken des Managements zu nehmen. Die Vermittlung findet hauptsächlich im „natürlichen“ Dialog statt. Energie für Überzeugungsarbeit weicht der Aufgabe, inmitten der Organisation Platz zu nehmen und zuzuhören, was Mitarbeitende wahrnehmen, was sie täglich in ihrer Arbeit erleben und welche Ideen sie in sich tragen. All dies in einer ungezwungenden Atmosphäre.

Erklärungen erfolgen gegenseitig und gemeinschaftlich
Bei unserem Vorgehen werden Mitarbeitende in Gruppen angeleitet, sich gegenseitig Argumente und Gründe für Veränderungen zu geben. Durch die frühzeitige Einbindung wird ein maximales Maß an Akzeptanz gefördert. Eine selbst im Dialog entwickelte Schlussfolgerung für eine notwendige Veränderung findet größere Akzeptanz, als mühsam appellierte Argumente.

Wie funktioniert das organisatorisch?

Das können Sie uns ganz entspannt überlassen. Ganz grob: Die Teilnehmenden sitzen in Kleingruppen an Tischen, hierarchie- und abteilungsübergreifend gemischt. Sie durchlaufen in einem strukturierten Prozess auf einem „Spielfeld“ folgende Schritte. 

1. Blick auf die Umwelt des Unternehmens, die Kunden und Stakeholder
2. Blick auf die aktuelle Strategie und die aktuellen Ziele
3. Diskussion der beobachtbaren Herausforderungen innerhalb der Organisation und im Umgang mit den aktuellen Kunden
4. Reflexion der Muster und Erwartungen, die Veränderungen im Wege stehen können.

Für jede der vier Runden erhalten die jeweiligen Tische ein vorbereitetes Set an Arbeitsanweisungen, Fragestellungen, Zusatzinformationen und Visualisierungshilfen.

Nach der Verteilung von Rollen (Moderator, Zeitnehmer) arbeitet jede Gruppe eigenständig im vorgegebenen Zeitfenster. Anschließend werden die Ergebnisse verdichtet und zentral visualisiert, so dass bei Bedarf damit weitergearbeitet werden kann.

Und das ist alles?

Natürlich nicht. Der Zukunftsdialog ist er nur ein Schritt in der Ausrichtung der Organisation für die Zukunft. Dem relativ geringen Durchführungsaufwand steht im Vorfeld die Aufgaben gegenüber, die passenden Leitfragen für den Zukunftsdialog zu entwickeln und im Nachgang strategische Entscheidungen zu treffen und die Umsetzung zu konkretisieren. Der Zukunftsdialog kann ein wesentlicher Aspekt der Analysephase sein, Informationen generieren und die Organisation aktivieren. Er verbessert auf jeden Fall das Verständnis für einen Strategieprozesses und erhöht signifikant das Commitment in der Organisation. Und macht auch noch Spaß ...

Neugierig geworden? Gerne besprechen wir auch mit Ihnen, wie das Format des Zukunftsdialogs auch Bestandteil der Entwicklung Ihrer Zukunft sein kann.

Autorin: Nina Teller